Congressos, Simpósios e Reuniões

Escolha do Local, criação de um cronograma, reuniões periódicas com a comissão organizadora, captação de patrocínios e apoios, negociação com todos os fornecedores envolvidos, administração de hospedagem, passagens aéreas e traslados para os participantes, criação e administração do site do Evento, criação de logomarcas, sites e toda a identidade visual do Evento, e após a análise do material promocional adequado ao seu Evento, algumas ferramentas se tornam importantes: malas diretas, hotsites, correio eletrônico para o mailing das sociedades, contratação e acompanhamento do trabalho de assessoria de imprensa, etc.

Exposições/Feiras de Negócios

A Santé Eventos administra a área de exposição de seu Evento mantendo contato direto com expositores / patrocinadores, desde a captação de patrocínio e a assinatura dos Contratos de Participação, até o pós-evento, com a emissão de relatórios, cartas de agradecimento, elaboração de mailing dos participantes, etc. Nosso trabalho vai da montagem a desmontagem com o gerenciamento de todos os detalhes que compõem o processo, incluindo a redação do Manual do Expositor.

Planejamento Financeiro

A SANTÉ EVENTOS oferece o serviço de gerenciamento financeiro de seu Evento. O primeiro passo é montar uma estimativa de despesas para aprovação da Comissão Organizadora. A partir daí, a Comissão será atualizada sistematicamente, de acordo com os valores reais das despesas e receitas. Fazemos questão que a Comissão acompanhe cada etapa deste processo, através de reuniões periódicas e envio de Relatórios de Despesas mensais e cópias de todas as notas e recibos para análise da tesouraria do Evento.

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Inscrições de Participantes On-Line

Criamos um Sistema de Inscrição que possibilita o pagamento através de boleto bancário online. Com este sistema, podemos armazenar e controlar o envio dos dados dos inscritos para a produção de documentos individuais, como emails, recibos, impressão de credenciais, mailings, separando as informações por categorias, sócios quites com as sociedades, estado, país, etc.

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Inscrições para Apresentações Orais, Posters

Desenvolvemos um programa de recebimento de trabalhos científicos que inclui um sistema interativo acessado pela internet de acordo com as regras estipuladas pelo Cliente. O sistema é capaz de oferecer suporte tanto para os autores, quanto para a comissão que vai julgar os trabalhos, e ainda enviar aviso de notificação de aprovação com as regras de apresentação.

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Secretaria Local

A SANTÉ EVENTOS exerce todo o controle no credenciamento. Emitimos etiquetas para os crachás, certificados de participação e apresentação de trabalhos, coordenação e montagem dos kits para os participantes, entrega de material no credenciamento, abertura de caixa para novas inscrições, etc. Também estamos presentes nas plenárias com um staff treinado para recepcionar os professores palestrantes, controlar a intensidade da luz e som e emitir relatórios entre as apresentações, suprindo desta forma todas as necessidades dentro da plenária.

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Eventos Sociais: VIPs

Contratação de local, sugestão de alimentos e bebidas, entretenimento, shows, pocket comedys, etc. Estaremos junto ao cliente na elaboração do Cocktail de Boas Vindas, no Jantar de Confraternização e nas Team Parties que viermos a organizar para o seu Evento.

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Eventos Sociais: Programação para Acompanhantes

Podemos sugerir diferentes opções de atividades e criar um programa para os acompanhantes dos congressistas com o intuito de entreter, interagir e mantê-los por perto do local do evento. Essa coordenação será feita em conjunto com a agência de viagens oficial do evento.

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Agência de Viagens no Local do Evento

Durante todo o Evento, a Agência de Viagens oficial estará presente em um desk no local para suporte aos traslados, alteração de tickets, sugestões de pacotes turísticos, etc.

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Pós-Evento

Em até 20 dias após o encerramento do Evento, a SANTÉ apresenta a Comissão Organizadora os relatórios finais:

1. Relatório final de Inscrições online
2. Relatório final de Inscrições no local
3. Relatório final com o mailing de todos os inscritos
4. Relatório final das Despesas e Receitas para o Evento
5. Relatórios estatísticos originados pelo sistema ARS na plenária
6. Envio de cartas de agradecimento aos palestrantes, expositores/patrocinadores e apoiadores
7. Reunião de Encerramento com a Comissão Organizadora para avaliação do desempenho do Evento e estratégias para a edição seguinte.

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